收藏本站 设为首页    
您现在的位置:首页 >> 主办单位 >> 研究员著作 >> 资讯


“五个”巧处着力 提升秘书工作水平

时间:2013-7-30 9:21:21

作者:湖南发展网 来源:湖南发展网
    秘书工作是一个单位的基础工作,也是单位的一项重要工作。秘书工作的好坏直接关系到一个单位全局工作的优劣。这就要求单位领导必须重视并抓好秘书工作,提高秘书工作的质量与效率,为提升和创优单位全面工作奠定良好的基础。那么,如何提高秘书工作的质量与效率?笔者认为,从事秘书工作的人员必须在说好话、办好事、写好文、服好务和保好密等五个方面下功夫。
  一、提高说话技巧,构建和谐氛围。秘书需要同各个部门、各条战线的人打交道,各类人员的身份、职务、性格等各有不同,因此,秘书在待人接物方面就要学会灵活应对,提高说话的技巧。一是锻炼说话。向书本学、向口才好的人学说话,并且尝试在不同场合锻炼说话,揣摩说话技巧,提高说话本领。二是区别说话。要求秘书说话时要看对象、看场合,不能一个口吻、一个腔调,要把握说话分寸,否则,就达不到预期效果,造成不必要的“误会”。三是大胆说话。是指秘书该向领导积极建言献策当好参谋时就要主动把自己的想法或建议提出来,供领导决策;在领导征求对某事的意见或看法时更要勇敢地把自己的所思所想清楚地表述出来,以便于领导全面了解和掌握相关情况。四是谨慎说话。秘书要有高度负责任的思想意识,要严格把好自己的“言语关”。要做到该多说的不少说,该少说的不多说,该不说的就闭上嘴,即所谓的“慎言”。既要防止沉默寡言,做“哑巴”秘书;又要防止言多必失,做“长舌”秘书。秘书过好了“言语关”,就能给自己的工作营造和谐的氛围,构建宽松的环境。
  二、增强办事能力,提高办事效率。办好事是秘书工作的核心内容之一,是衡量秘书工作能力的重要标杆。秘书要增强办事能力,提高办事效率,就要努力做到:一是扮演好角色。秘书在日常工作中,要扮演多种角色。既要当好扫地倒茶的“服务员”、接听电话的“话务员”、上传下达的“通讯员”、分发报刊的“邮递员”,又要做好各部门间的“联络员”,因此,秘书必须做到适应性强,反应灵敏,动作迅速,分清轻重缓急,学会“弹钢琴”,切忌眉毛胡子一把抓,坚持工作有计划,做事有条理,特事特办,急事急办,事事安排好,件件抓落实。二是协调好部门。秘书承担办公室的职责,而办公室则对本单位各个部门承担综合、协调、服务和指导等职责,因此,秘书就要与各部门保持经常联系,一方面收集信息、掌握动态,另一方面,综合他们的工作,积累写作素材,同时为他们的工作提供及时而必要的服务,也可有针对性地向他们提供指导性的意见,从而促进本单位工作的全面发展。三是传达好信息。秘书要及时将上级文件资料、政策规章、指示指令等向单位领导汇报,及时将同级、下级反映的情况、问题反馈给领导,以便于领导统筹安排,有效处置。四是管理好内务。秘书是一个单位的内当家。秘书不仅要搞好来人接待,整理好文件资料并将其归档,时常保持办公室整洁干净,各类物品摆放有序,还要组织好会务,调度好车辆,甚至还要监管好财务。五是处理好问题。秘书要积极主动和高质量地完成好领导交办的各类任务,不打折扣,不拖三落四,不敷衍了事,让领导满意、放心,同时,也让自己在处理一个个问题中增长才干。
  三、提高写作水平,扩大单位影响。写好各类体裁、各种要求的文章、材料,办好公文是秘书的核心工作。搞好写作,特别是搞好对外宣传报道是扩大单位影响,提高单位知名度的重要手段。作为秘书,最关键的是要过好“文字材料关”。一是写好材料。秘书要为单位撰写好高质量的领导讲话稿和计划总结、经验汇报、理论调研等各类材料。二是办好公文。秘书要为单位起草并下发各类文件、通知、通报等公文。三是搞好报道。秘书要挤时间向有关报刊写一些宣传报道文章,本单位办有刊物的,要将它办出特色,办出水平。通过对外宣传报道本单位的好做法、好经验、好典型,来达到提高本单位知名度和影响力、提升本单位社会地位的目的,为本单位创造更好的业绩提供舆论支持。四是整好文稿。秘书要将领导平时管理单位的发言尤其是会议上的讲话精神进行整理作为单位下发文件、上报材料或总结经验时运用,也可以作为领导的研讨文章予以向外推介。“工作未动,材料先行”是各个单位运行的基本特征。秘书只有把文字工作做精、做优,才能为单位工作的正常运转和快速发展创造更加有利的条件。
  四、提供优质服务,当好领导助手。秘书不仅要写好文章,还要当好领导的服务员,做好领导的得力助手。一是提供信息服务。秘书要将日常搜集到的有关政策动向、外界评论、基层呼声和员工建议等情况向领导汇报,让领导多方面掌握事情发展的动态和工作动向。二是提供决策服务。给领导制定政策措施、规章制度、决策决议、考察调研等当好参谋、军师,让领导在决策时多方倾听意见,征求看法,以便决策迅速、正确、有效。三是提供研究服务。为领导下基层调查研究实际问题和进行宏观政策理论研究提供查阅资料、采集数据、现状分析、问题探讨和解决建议等方面提供服务,以便领导在较短时间内完成调研课题,达到调研目的,让领导腾出更多的时间谋大事、抓建设。四是提供法律服务。领导在决策工作时需要运用一些法律条规。秘书也应当查阅相关文本提供相关法律知识,做好领导的“法律顾问”。五是提供生活服务。为领导提供工作之余可以由秘书办理的其它必要服务。
  五、严格组织纪律,搞好保密工作。秘书工作岗位特殊性决定了其掌握的秘密要比本单位其他人员多。这就要求秘书必须讲政治、讲原则、讲大局,不该吐露的坚决不吐露,不该外传的一概不外传。一是保好政策密。上级下发给单位的文件或下达的指示指令只能让某个级别或某个范围的人员知道,秘书就不能泄露给特定范围或特定级别外的人员。二是保好工作密。秘书在列席领导会议做记录时,知晓的但领导尚未形成正式决议公开施行的或正在酝酿的工作,特别是一些敏感的问题,秘书切忌不能乱说,以免造成单位工作被动,甚至带来不必要的麻烦和损失。为了保证领导的人身安全,秘书不能将一定级别领导的日常行踪或生活习惯随便告诉人。三是保好人事密。上级或本单位领导正在考察人事而尚未正式任命前,秘书不能到处宣扬,以免节外生枝,实现不了上级或本单位领导用人意图。四是保好档案密。秘书不能将员工个人档案或单位档案的相关信息外泄。五是保好单位密。秘书不能将本单位的专利技术、重要机密、重大决策、财务状况等向外人泄密。保好密,是一个秘书人员的基本操守。
    秘书只有在掌握了说话技巧,增强了办事能力,提高了写作水平,搞好了优质服务,严守了保密规章,才能提高秘书工作质量和效率,才能成为一名真正合格的秘书人员,才能为单位的不断进步和兴旺发达增添动力。
                                                                                  (作者系中共麻阳苗族自治县委常委、县委办主任)

  • 上一篇:加强供电管理 确保城乡用电安全
  • 下一篇:发挥“五员”作用 推动湘乡项目建设